Tout en menant une réorganisation de fond en comble de la gouvernance et des services touchant au numérique, l'université a dû faire face à la gestion d'un quotidien informatique fortement impacté par la fusion. L'élaboration en cours d'un schéma directeur numérique devrait lui permettre de définir des objectifs clairs.

Quel bilan tirez-vous de ces premiers mois de gouvernance dans le domaine du numérique ?
C'étaient des mois bien remplis, et quand-même assez compliqués... La remarque vaut pour tous les services de l'université, mais en matière de numérique, on a quand même fusionné 9 services en 2 (Direction informatique et Direction des usages numériques), tout en faisant face à un quotidien sur ce domaine de compétence, qui a été largement impacté par la fusion. Conformément au projet d'établissement, une nouvelle gouvernance a également été mise en place, fondée sur la séparation entre maîtrise d'ouvrage et maîtrise d'œuvre. La maîtrise d'œuvre est assurée par les deux directions (DI et DUN), coordonnées via une direction du système d'information collégiale (qui comprend le VP, le secrétaire général, le secrétaire général adjoint aux ressources, les directions de la DI et de la DUN, le chargé de missions relations DSI-composantes). La maîtrise d'ouvrage  est construite autour d'une vice-présidence et de comités opérationnels thématiques (COT dédié à l'ENT par exemple, ou dédié aux problèmes d'emploi du temps) qui aident à la décision de la maîtrise d'ouvrage. Ne manquent plus pour parachever le fonctionnement de la gouvernance qu'un comité stratégique du système d'information et un comité de pilotage TIC. Ceux-ci seront mis en place en même temps que le schéma directeur numérique^₍₁₎, en cours d'élaboration, qui doit être adopté le 16 décembre, en comité de pilotage.

Ce schéma directeur numérique, c'est le gros chantier du moment ?
Oui, nous travaillons avec la Caisse des dépôts et consignations sur ce dossier. D'abord, Strasbourg était l'un des sites pilotes à partir desquels la Caisse des dépôts a élaboré le guide méthodologique de l'université numérique. Ce guide a été édité dans le cadre d'un partenariat de la Caisse avec la Conférence des présidents d'universités, au printemps 2009. Dans un second temps, la Caisse a proposé d'accompagner l'université pour la construction de son schéma directeur numérique, en prenant en charge financièrement une partie du coût de l'étude réalisée par le cabinet Ineum consulting. En interne, tout un dispositif s'est mis en place, à partir de juillet, pour suivre l'élaboration du schéma : un comité de pilotage (qui dépasse les limites de l'université puisqu'on y trouve des représentants des collectivités territoriales, des représentants des institutions partenaires -CDC, UHA, INSA, ENGEES, CROUS, BNUS-, ainsi que des experts extérieurs), des groupes de travail qui se sont réunis une première fois en septembre. Parallèlement, une série d'enquêtes en ligne a été lancée auprès des étudiants, des enseignants-chercheurs et des personnels administratifs et techniques sur les usages et les attentes en matière de numérique. Ces enquêtes sont en cours de dépouillement. L'ensemble de ces éléments a conduit une présentation de l'état des lieux devant le comité de pilotage du 16 octobre. La deuxième phase du travail doit conduire, d'ici la mi-décembre, à l'élaboration du schéma directeur numérique de l'université, proposant les objectifs et projets stratégiques pour les prochaines années.

Il y a eu pas mal de difficultés techniques autour des inscriptions cette année, pouvez-vous revenir dessus ?
En fait, il y a eu un cumul de difficultés autour de ces inscriptions, dont les usagers n'ont pas idée. D'abord, il a fallu fusionner les 3 bases de données Apogée^₍₂₎ des universités précédentes en une seule, tout en modélisant la nouvelle offre de formation. Ce n'était pas une mince affaire ! Il a fallu créer un référentiel cohérent de nomenclature qui n'existait pas (chaque université avait sa propre nomenclature), puis fusionner les bases sans perdre l'historique de chaque étudiant, dont certains avaient un dossier dans plusieurs bases (inscrits à 2 universités par exemple). Le tout entre le 17 juillet (clôture de l'année universitaire précédente) et le 25 août, ouverture de nos inscriptions. Ce travail a fortement mobilisé les équipes, et tout particulièrement les collègues de la cellule Apogée ont fait un énorme travail et sacrifié leurs congés d'été pour mener à bien cette tâche.
A cela s'est ajoutée la mise à jour du logiciel Apogée qui a posé des problèmes, à Strasbourg comme dans d'autres universités, des difficultés avec l'application de paiement en ligne... La totale !
Le 25 août, nous ouvrions donc les inscriptions avec 7 semaines de retard sur le calendrier habituel. Il y a eu évidemment un afflux de connections pour inscriptions ou réinscriptions qui a créé un goulot d'étranglement technique sur les serveurs et physique dans les scolarités, qui n'arrivaient pas à gérer concomitamment l'accueil physique des étudiants et le traitement des dossiers d'inscription en ligne. Pour palier à ces problèmes, nous avons redéployé des vacataires, mis un second serveur en route, et cela a fini par s'arranger.

Quant à la carte multiservice, on a dit que cela avait rajouté inutilement une couche de stress. C'est vrai qu'on a eu aussi des problèmes avec certains prestataires, que cela faisait beaucoup de nouveautés à la fois. En même temps, que cette carte existe pour la première rentrée de l'Université de Strasbourg est pour moi un symbole fort. Et les retours que j'en ai des étudiants et des personnels sont très positifs.

Propos recueillis par Caroline Laplane

_{(1) Consulter le communiqué de presse : Le schéma directeur numérique : l'Université de Strasbourg pionnière
(2) Apogée est le logiciel qui gère les inscriptions et l'ensemble du parcours des étudiants.}